1. Responsable del tratamiento

Entidad: FISCALFACTU SL · CIF: B22667794 · Domicilio: Paseo Estación, núm. 77, 37004 Salamanca · Inscrita en el Registro Mercantil de Salamanca (escritura n.º 2025/1012, de 25 de junio de 2025; inscripción de 3 de julio de 2025; folio electrónico; IRUS 1000453867062; hoja SA-20208; inscripción 1.ª) · Email: BUZON060@E-FINANCIEROS.COM · Persona de contacto: José Alberto Lozano Pérez · Teléfono: 923 71 15 26.

2. Ámbito de esta política y roles

Esta política describe cómo se tratan los datos personales en relación con FichajeX, la plataforma de FISCALFACTU SL para la gestión del registro de jornada y funcionalidades asociadas. Según el dato de que se trate, FISCALFACTU SL actúa en dos posiciones distintas:

Como responsable del tratamiento respecto de los datos propios de la relación con la empresa cliente y sus usuarios de acceso al panel: alta de la cuenta, datos de contacto y facturación de la empresa, credenciales y actividad de sus usuarios, y comunicaciones operativas o de seguridad sobre el servicio.

Como encargado del tratamiento, por cuenta e instrucciones de cada empresa cliente, respecto de los datos laborales de sus trabajadores que esa empresa introduce y gestiona en FichajeX: fichajes, incidencias, vacaciones, geolocalización cuando esté activa y demás datos descritos en el apartado siguiente. En esta segunda posición, la empresa cliente es la responsable del tratamiento de los datos de sus propios trabajadores, y la relación entre ambas se rige por el Acuerdo de Encargo de Tratamiento vigente entre FISCALFACTU SL y esa empresa, disponible para cada empresa cliente en /dpa.

3. Datos que trata FichajeX

Datos de la empresa cliente y sus usuarios: razón social, CIF, dirección, datos de contacto; nombre, usuario, email, rol y estado de cada persona con acceso al panel de empresa; credenciales (siempre almacenadas como huella criptográfica, nunca en texto legible).

Datos de los trabajadores dados de alta por la empresa cliente: nombre y apellidos, DNI/NIE, número de afiliación a la Seguridad Social, email, teléfono, centro de trabajo asignado, tipo de jornada y horario, fecha de alta y, en su caso, de baja; credencial de acceso (PIN, almacenado igualmente como huella criptográfica).

Fichajes: fecha y hora de cada entrada, pausa, reanudación y salida; origen del registro; correcciones manuales y su motivo, y anulaciones, con constancia de quién y cuándo las realizó.

Geolocalización: cuando la empresa cliente activa esta función, latitud, longitud y precisión aportadas por el dispositivo del trabajador, únicamente en el instante del fichaje de entrada y del de salida. FichajeX no realiza seguimiento continuo de la ubicación durante la jornada ni en ningún otro momento.

Incidencias y vacaciones: tipo de incidencia (vacaciones, baja médica, permiso u otras contempladas por la empresa cliente), fechas, nota que la empresa o el trabajador puedan añadir, estado y quién la creó, cerró o canceló; solicitudes de vacaciones y su resolución.

Auditoría y trazabilidad: un registro cronológico de altas, ediciones, bajas, correcciones, aceptaciones de documentos legales y accesos relevantes, con la identidad del actor, la fecha y hora, y, cuando corresponde, la dirección IP y el user-agent del navegador o dispositivo desde el que se realizó la acción — con la finalidad de poder acreditar la integridad del registro horario y detectar usos indebidos.

Comunicaciones: los correos electrónicos transaccionales que FichajeX envía (verificación de alta, invitaciones, recuperación de contraseña o PIN, avisos de bloqueo de la cuenta) implican el tratamiento de la dirección de correo electrónico de la persona destinataria.

4. Finalidades

Los datos se utilizan para prestar y administrar FichajeX; dar de alta y autenticar a las personas usuarias y proteger sus cuentas; permitir el registro, consulta, corrección y gestión de la jornada laboral; gestionar centros de trabajo, trabajadores, horarios, incidencias y solicitudes de vacaciones; generar informes de jornada; mantener trazabilidad y auditoría de lo ocurrido en el sistema; enviar las comunicaciones transaccionales necesarias para el funcionamiento de la cuenta; y preservar la seguridad, integridad, disponibilidad y aislamiento entre empresas del servicio.

5. Base jurídica del tratamiento

Respecto de los datos de la empresa cliente y de sus usuarios de acceso, tratados por FISCALFACTU SL como responsable: la ejecución del contrato de prestación del servicio FichajeX, el cumplimiento de las obligaciones legales que resulten aplicables (entre otras, fiscales y contables) y el interés legítimo de FISCALFACTU SL en garantizar la seguridad y el correcto funcionamiento del servicio.

Respecto de los datos laborales de los trabajadores (fichajes, incidencias, vacaciones y, en su caso, geolocalización), tratados por la empresa cliente como responsable y por FISCALFACTU SL como encargado por su cuenta: el cumplimiento de la obligación legal de registro diario de jornada que corresponde a la empresa cliente (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) y la ejecución de la relación laboral entre la empresa cliente y su trabajador. El tratamiento de estos datos no se basa en el consentimiento del trabajador: dada la relación de subordinación propia del vínculo laboral, ese consentimiento no se considera una base jurídica adecuada para este tratamiento.

6. Destinatarios y proveedores

Los datos no se ceden a terceros salvo obligación legal, salvo a las Administraciones y organismos que deban recibirlos conforme a la normativa aplicable, o a los proveedores tecnológicos que a continuación se identifican, que actúan como encargados del tratamiento por cuenta de FISCALFACTU SL:

Resend (resend.com): proveedor del servicio de envío de correo electrónico transaccional (verificación de alta, invitaciones, recuperación de acceso y avisos de bloqueo de la cuenta). Trata únicamente la dirección de correo electrónico de la persona destinataria y el contenido de cada comunicación puntual, con la sola finalidad de entregarla.

ALOJALIA CLOUD S.L. (CIF B37524840, Avenida Federico Anaya, 52, 37004 Salamanca): proveedor de alojamiento e infraestructura contratado por FISCALFACTU SL para prestar FichajeX. Actúa como encargado del tratamiento por cuenta de FISCALFACTU SL respecto de los datos almacenados en su infraestructura.

FichajeX no utiliza proveedores de analítica, publicidad ni geolocalización de terceros: la geolocalización, cuando está activa, se obtiene directamente del dispositivo del trabajador a través del navegador, sin intervención de ningún servicio externo.

7. Conservación

Los registros de jornada (fichajes y los datos necesarios para reconstruirlos: horario vigente, correcciones, incidencias y solicitudes de vacaciones asociadas) se conservan durante un mínimo de cuatro años, conforme al plazo de prescripción de las infracciones en materia de tiempo de trabajo del artículo 21 del Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS). En la práctica, FichajeX conserva siempre el año natural en curso y los cuatro ejercicios naturales anteriores completos (por ejemplo, durante cualquier fecha de 2026: los ejercicios 2022 a 2026); al comenzar cada nuevo ejercicio, los registros de ejercicios anteriores a ese periodo pueden eliminarse de forma automática, conforme al mecanismo descrito más abajo. Ni la baja del trabajador en la empresa, ni el bloqueo de la empresa cliente, ni una baja comercial adelantan ni provocan esta eliminación: durante todo el plazo de conservación aplicable, estos registros permanecen consultables y descargables con independencia de esas circunstancias, y la empresa cliente conserva acceso a Informes y a Auditoría durante todo ese plazo, en los términos ya descritos en las Condiciones de uso - Empresa.

Los datos de la cuenta de la empresa cliente y de sus usuarios se conservan mientras la cuenta permanezca activa y, tras su baja, durante el plazo necesario para atender obligaciones legales (fiscales, contables) o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones. Las incidencias, las vacaciones y las solicitudes directamente vinculadas al registro de jornada siguen el mismo criterio y el mismo mecanismo automático de conservación que los fichajes a los que están asociadas. El resto de datos —entre ellos los de la propia cuenta y los registros de auditoría, que se conservan mientras conserven valor probatorio sobre la integridad del sistema— tiene una finalidad o un plazo distintos y no se elimina de forma automática por la regla descrita en este apartado, sea cual sea su antigüedad.

Cumplido el plazo de conservación aplicable, FichajeX purga automáticamente, mediante un proceso técnico periódico y aislado por empresa, los ejercicios ya vencidos del registro de jornada descrito en el primer párrafo. Esto es distinto de la eliminación completa de una cuenta: la eliminación física de todos los datos de una empresa solo ocurre, de forma excepcional, sobre cuentas de prueba expresamente identificadas como tales, nunca sobre una empresa cliente real — la purga automática por vencimiento del plazo de conservación, en cambio, sí puede producirse sobre cualquier empresa, incluida una empresa bloqueada, precisamente porque respeta siempre ese plazo mínimo y nunca actúa sobre datos que sigan dentro de él. El Canal Confidencial (denuncias e informaciones internas) tiene su propia política de conservación, independiente de la descrita en este apartado y detallada en el siguiente — no resulta afectado por esta purga.

7 bis. Conservación del Canal Confidencial

El Canal Confidencial (canal de denuncias e informaciones internas, arts. 5 y siguientes de la Ley 2/2023) tiene una política de conservación propia, completamente independiente de la descrita en el apartado anterior: no se conserva durante cuatro años ni sigue ningún criterio de ejercicios naturales.

Al recibirse una comunicación, sus datos personales permanecen en el Sistema Interno solo durante el tiempo imprescindible para decidir si procede iniciar una investigación (art. 32 de la Ley 2/2023). Si transcurren tres meses desde la recepción sin que se haya iniciado una investigación, esos datos personales se anonimizan de forma automática e irreversible: la identidad, el texto de la comunicación, los mensajes posteriores y cualquier otro dato que permita reconstruirlos dejan de conservarse, y solo permanece la evidencia mínima de que la comunicación existió y de cómo se tramitó (fecha de recepción, categoría y constancia de que no llegó a iniciarse una investigación).

Cuando sí se inicia una investigación —una decisión explícita de la persona gestora autorizada del Canal Confidencial, nunca automática ni deducida de que se haya abierto, leído o respondido la comunicación— la regla de los tres meses deja de aplicar, y los datos se conservan mientras resulte necesario y proporcionado para la investigación, su cierre, y para cumplir cualquier obligación legal o atender un procedimiento judicial o administrativo relacionado con la comunicación. Transcurridos diez años desde la recepción de la comunicación (art. 26 de la Ley 2/2023), FichajeX no elimina ni anonimiza automáticamente un expediente con investigación iniciada: genera un aviso de revisión dirigido a la persona gestora autorizada, para que decida caso por caso si procede anonimizarlo o si sigue siendo necesario conservarlo —por ejemplo, por un procedimiento judicial o administrativo todavía abierto—, en cuyo caso puede dejar constancia expresa de ese motivo para excluirlo de cualquier anonimización, automática o manual, mientras se mantenga.

FichajeX mantiene además un libro-registro confidencial de las comunicaciones recibidas y las investigaciones internas (art. 26 de la Ley 2/2023), separado del sistema operativo del canal: nunca contiene el texto de la comunicación, la identidad ni ningún otro dato personal, solo lo mínimo necesario para acreditar su existencia y su tramitación.

La identidad de la persona informante y de cualquier tercero mencionado está protegida en todo momento (art. 33 de la Ley 2/2023). En la modalidad anónima, FichajeX nunca vincula la comunicación a ninguna sesión, trabajador ni dato técnico identificativo; el seguimiento de una comunicación, en cualquier modalidad, se hace siempre mediante un código y una clave entregados únicamente a la persona informante en el momento de presentarla, sin posibilidad de recuperación posterior.

8. Derechos de las personas interesadas

Las personas interesadas pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad dirigiéndose a FISCALFACTU SL en Paseo Estación, núm. 77, 37004 Salamanca, o mediante BUZON060@E-FINANCIEROS.COM, aportando la información necesaria para identificar la solicitud.

Cuando el dato afectado corresponda a un tratamiento del que la empresa cliente es responsable (los datos laborales del trabajador descritos en el apartado 2), la solicitud debe dirigirse en primer lugar a esa empresa; FISCALFACTU SL, como encargada, prestará a la empresa cliente la asistencia necesaria para atenderla conforme al Acuerdo de Encargo de Tratamiento.

En todo caso, cualquier persona interesada puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

9. Información al trabajador antes del primer fichaje

Antes de utilizar el registro de jornada por primera vez, FichajeX muestra al trabajador la información sobre el funcionamiento del sistema y el tratamiento de sus datos recogida en las Condiciones de uso - Trabajador. FichajeX conserva constancia de esa puesta a disposición (trabajador, empresa, fecha y hora, y versión del texto mostrado), con la finalidad de acreditar qué información estaba vigente en cada momento.

10. Seguridad

FichajeX aplica medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger los datos tratados, entre otras: contraseñas y PIN almacenados siempre como huella criptográfica, nunca en texto legible; aislamiento estricto de los datos de cada empresa cliente frente a las demás; control de acceso basado en roles (Propietario, Administrador, Lectura) impuesto por el servidor, no solo por la interfaz; un registro de auditoría de solo lectura sobre el que ninguna persona usuaria puede escribir directamente ni alterar lo ya registrado; y comunicaciones cifradas mediante HTTPS. Ninguna medida técnica elimina por completo el riesgo, por lo que estas medidas se revisan y actualizan de forma periódica.